第二章 Microsoft Project 管理项目的一般流程

根据项目的生命周期理论,项目需要经历五个阶段——启动、计划、执行、控制、收尾,项目管理工作也围绕这些阶段依次展开。所以,使用 Microsoft Project 管理项目时,无论项目的规模和种类如何,通常都要遵循特定的程序。本文中使用到的 Project 版本为 Microsoft Project Professional 2013 。


2.1 Microsoft Project 管理项目的流程概述

2.1.1 根据项目生命周期确定管理流程
项目生命周期内 Microsoft Project 的工作
2.1.2 Microsoft Project 的管理流程
(1) 准备阶段

与项目生命周期中的项目启动阶段相对应。Project 的工作较少:
1、收集相关资料。例如,项目合同书,客户对项目的具体要求,国家、行业或公司颁布的相关标准,已有的技术资料与文档等。
2、确定项目目标、约束条件。例如,项目的目标是要完成一项新产品的开发任务,最终要作出产品样品来。除了对产品有技术方面的要求外,还要满足客观的约束条件,比如,项目必须在半年内完成、成本不得超过50万元、项目中可以使用的工程师最多只有5位等等。有时目标同时又是约束,这些内容必须在项目开始之前确定下来。

(2) 项目计划阶段

本阶段中 Microsoft Project 能够充分发挥作用,具体工作包括:
1、用 Microsoft Project 编制一份完善的项目文件,
2、使用 Microsoft Project 创建项目计划初步完成后,要将计划保存为“比较基准”。

(3) 项目实施与控制

项目实施与项目控制这两个过程总是同时进行的,控制是保证实施的基本手段。具体工作包括:
1、项目实施就是要将制定的项目计划不折不扣地落实到行动中。
2、在项目实施的同时,需要用 Microsoft Project 将项目进展状况及时地记录到项目文件中,以便跟踪和控制。
3、将实际进展与原定计划(比较基准)进行比较,找出差异,例如,进度是提前、落后还是与计划一致?成本是超支、节支还是正好持平?
4、发现差异后,还要进行分析。例如发现进度落后了,到底是哪方面的原因,并提出解决方案。Microsoft Project 提供了一些工具,可以帮助管理人员分析问题、进行预测并提出解决方案,但现实状况是千变万化的,Project 提出的解决方案未必能够解决所有问题,所以最终还是要管理者来决策。

(4) 项目信息报告

管理者常常需要以合适的方式浏览项目信息,例如:打出项目的现金流量表、进度报表等。

Microsoft Project 提供的信息报告,大致包含以下几类:范围报告、进度报告、成本报告、资源报告以及综合报告。有的地方称之为“信息提取技术”。

(5) 项目收尾

收尾工作往往会被忽视。例如,资料的汇总和整理工作,Microsoft Project 可以将项目中涉及到的文档以附件形式保存起来(也是保存在mpp文件中),项目收尾时,只要将这些文档统一归类即可。

2.2 灵活运用项目模板和向导

2.2.1 灵活运用项目模板

【例2-1】利用模板着手全新的项目
Xiaosong刚刚接到了一个全新的项目,公司让他负责拓展一项新业务。可是Xiaosong手头没有这类项目的资料可以参考,而且以前也没有经历过类似的项目,可以说这个项目对他是一个全新的领域。像这样一个全新的项目应该如何着手呢?
这时,Microsoft Project 提供的模板就大有用武之地了,它正好提供了一个名为“新业务”的模板。该模板对许多以前没有的新业务项目进行总结,列出了非常细致、清晰的工作内容。该模板层次清晰,内容翔实,步骤明确,且具有很强的可操作性,对缺乏这方面经验的管理者具有很大的启示作用和参考价值。Xiaosong决定开始使用该模板。

(1) 使用 Microsoft Project 自带的项目模板

Microsoft Project 2013 中本身已经携带了非常多的项目模板,无论类型还是数量都非常的丰富。

Project 2013 自带模板
(2) 获得更多的项目模板

除了 Microsoft Project 自带的模板外,Microsoft 公司的网站上就提供了最新的模板供用户免费下载。

(3) 建立自己的模板库

在公司或者组织环境下,已经完成的项目是一笔宝贵的经验,很可能对以后或者他人的工作大有帮助,所以建立个人或公司的模板库是值得推荐的。

2.2.1 灵活运用项目模板

通过向导工具栏可以打开项目向导窗口。
Project中的向导分为四类:任务向导、资源向导、跟踪向导、报表向导。

  • 任务向导——指导用户制定项目计划、编辑任务列表、安排项目日程等。这是项目管理的第一步工作。
  • 资源向导——规划好项目任务后,需要设定项目资源,并为任务分配人力资源,资源向导可以帮助用户完成这些工作,另外还能管理资源。
  • 跟踪向导——规划好项目的任务和资源后,项目开始实施,在项目实施过程中需要不停地跟踪项目的实际执行情况。跟踪向导能够帮助用户有条不紊地展开跟踪和管理工作。
  • 报表向导——查看和报告项目状态和信息。

2.3 综合案例——Microsoft Project 管理项目的流程

【例2-2】用 Microsoft Project 管理项目的一般流程
本例以【例2-1】为背景继续深入探究。Xiaosong刚刚接到开发新产品这一项目。本例探讨他用 Project 管理项目的一般流程。
(1) 打开“新产品”模板,Xiaosong将以它为基础创建项目计划。修改项目的开始日期为需要的时间。
(2) 保存项目文件,命名为 NewProduct_01.mpp 。
(3) 修改项目计划。针对公司的实际情况,Xiaosong主要针对项目任务的划分及时间分配作了调整,并保存了新的项目文件。例如对“新产品开发模板”中的任务做了简化,并根据公司的情况调整了任务时间,如图(a)为项目模板的内容,图(b)为修改过后的结果。

(a)
(b)

(4) 根据公司的实际情况修改项目的资源。这一步在“资源工作表”视图下进行。

项目资源信息

(5) 将初步完成的项目计划保存为比较基线,以便日后的实际执行情况比较。
到此为止,初始的项目计划就基本完成了,下一步将进入实施阶段。

将项目计划保存为比较基线

(6) 执行项目。定期将项目的实际进展信息记录到项目文件中,例如:更新项目的实际进度。

更新项目的实际进度

(7) 将项目的实际进展情况与原定的项目计划(比较基线)进行对比,找出差异。以进度管理为例,下图为项目的比较基线和实际进度的对比情况。在右侧的图表显示区域中,每个任务都有两根线条,上面的线条表示实际进度,下面的线条表示比较基线,从中可以很清楚地看出计划与实际在日程、工期方面的差异。如果想了解某个任务的详细情况,只要将鼠标停在任务的线条上就会出现信息提示。

实际进度与比较基线对比

(8) 报告项目状态信息。选择适合的视图和报表将需要的信息按照预定格式输出。下图为项目日历视图,它将每一天安排哪些任务全部列出,并能直接打印。

项目日历视图

(9) 项目收尾,即项目文档的整理。Project可以将相关的项目文档(例如Word、Excle文档等)都统一保存在项目文件中,项目收尾时只要将一个项目文件(*.mpp)保存起来即可,也可刻盘归档。

【提示】
在 Microsoft Project 中,有些操作具有歧义性,即某一个操作可能代表多种不同的含义,且每一种含义对项目的理解是截然不同的。为了避免歧义造成的影响,Project会提示用户选择哪一种才是用户的本意。
e.g. 当用户修改了一项任务的工期时,可能有两种原因:一是因为任务的工作量发生了变化;二是因为任务分配的资源发生了改变。这两种理解相去甚远。当用户修改了工期之后,Project会立即提示用户做出选择,通常这种情况下,需要确认的单元格的左上角会出现一个深色切角,鼠标悬浮或聚焦单元格上时,前方会出现感叹号标记;单击该标记就会出现选项菜单。


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