【主题餐厅】记录时间开销, “小白”如何轻松起步?

作者/发愤的草莓 编辑/TONY 美编/春天

想要搞好时间管理,从时间开销记录开始是最好的起步。

可为什么那么多人望而却步呢?

因为小白的心声是:

我不用复杂的工具!
我不想长期的坚持!
我不想头痛的统计!

所以,当他们看到别人坚持多年时间开销记录之后,立马掉下巴。

叹一句:这是他们才能做的事,我搞不定。于是放弃。

有没有什么方法能把小白的需求囊括呢?

还真有!

我给各位介绍一种非常简单的方法,把这些痛点统统解决掉。

一、方式与实例

这种方式说起来不复杂,要点有四:

1.以纸笔为工具;
2.以小时为单位,每隔一小时记录下期间做了哪些事;
3.可以从早晨7点开始,记至22点结束,每天记在一张纸上;
4.如此持续一周或两周的时间。

画成表格就是这样:

表格可以手绘,也可以在电脑中制好打印出来。

填充结果后,会变成这样:

这种方式为何适合小白?

小白不用复杂的工具。
——这种方式只用纸和笔,随身携带,瞬间记录。难道连纸笔都不算简单?

小白不想长期的坚持。
——这种方式只需持续一周或两周的时间就能看到效果,不需要你长达一年的“慢跑”。难度低得不行了。

小白不想头痛的统计。
——这种方式不需事无巨细,只针对每天精力较好的7点至22点(这个时间段你可以按个人情况修整)。

记录对象不多,统计当然也不会头痛。只需要看看记录结果就可以。

二、记录结果怎么看

每天记录完这张表格后,晚上回顾时就可以拿出这个回顾对象了。一般做法是看看下面三组时间使用情况。

如果你不是小白,使用的是较为复杂的记录方式,也可以这么来分析结果。

(一)高效与浪费时间

看看哪些是高效时间,哪些是浪费或无意义的事情。

什么叫高效?你可以自己定义。我对它的理解是,心无杂念,持续专注在任务上,不会东搞西搞。与之相对应,浪费的时间就是跑偏了任务,没有和预期的计划一致。

对这两类时间判定后,主要考虑两点:

1.为何某段时间高效,是精力原因还是其它原因;
2.为何某段时间老是难以专注,是自己每天到那时间段自控力比较差,还是有什么在无情地吞噬你的时间,而此前从来没有意识到。

尝试通过几天记录后,找到每天精力比较好的高效时间段。

(二)自由与被占时间

生活和工作中很难避免被组织或被别人占用时间,特别是有些大忙人,像“明星”一样每天都有很多赶场,被占用的时间很多,似乎属于自己的时间很少。

被占用的时间主要用于组织或别人给你安排的任务(如参加会议,商务交流,出差办事等),或者是自己为别人服务的时间(如给别人做咨询,开班授课,陪孩子)。

特别是职场新人,一开始都很受“照顾”,常需要跑腿办事,收发传真,修理设备等勤杂事。

这些时间被固定住了,难以大幅度挪用以安排自己想做的事。

与之相反的就是“自由时间”,即属于可以自由支配的时间。

对这两类时间判定后,主要考虑两点:

1.占用你时间的人和事是否有规律可寻;
2.是否因为被占时间影响了个人生活质量,想想是否可以减量。

如果这些被占时间非常多,而且都非常必要,那只能想办法充分挖出有什么边角料时间可以自由支配。

很多大神,经常是“空中飞人”,他们在飞机上就能看完一本书,在坐高铁时就能写完一篇读书笔记。他们就是见缝插针的高手。

(三)创造与事务时间

除了高效与浪费、自由与被占两组以外,还可以看看自己一天当中创造与事务的时间是如何分配的。

什么是创造时间,什么是事务时间?

我认为,“创造时间”是指这些时间安排了动脑比较多的任务,这些任务往往需要持续专注,并且有点难度,完成时有个人成果或作品的产出,让你充满成就感。

比如:

完成一篇高质量的文章;
与众多同事研讨后形成一份项目方案;
读完经典书籍后画出一份思维导图;
梳理重复性工作的流程与清单;
完成一个工作上的项目;
......

有的大神坚持每日一更公众号,因为他们内心深深感到,如果一天结束之前没有产出一篇文章作品,这天好像不够圆满。

与之相对应的就是“事务时间”这些时间的流向是对情境质量要求不高,以体力劳动为主的任务。

比如收拾文件夹,复印或打印材料,拖地板等等。

对这两类时间判定后,主要考虑两点:

1.看看每天是否有创造时间,还是完全都是事务时间;
2.如果没有创造时间,就要琢磨一下如何调整,提升创造时间的占比。

为什么强调创造时间?因为创造类的任务代表你的成果和智慧,彰显你的价值,特别是在知识经济时代,有成果有价值的人在职场上备受青睐。

如果你想提升个人价值,就拿出成果和作品说话。

这三组时间判定后,还可以结合起来分析,并进行时间调整:

目的是找到高效时间段放入创造类的任务,提升自由支配的时间量以加大创造类时间的投入。

三、还有什么甜头

除了适合小白以外,这种简单的时间开销记录方式还有以下三个甜头。

(一)不易忘记

一小时记录一次,记录的时间相对固定,记录的事件是灵活的。

比起一个任务做完就记录时长的方式,这种方式更容易被记住。

如果你怕忘了,可以拿出闹钟!在记录的时间段里设置每个小时一个闹钟,提醒自己。

(二)即刻发现

记录时刻与任务进行的时间比较接近,能够较全面地回忆完成的情况。

每个小时检视一下任务情况,也是逼着你定时觉察执行进度,不会让时间一溜烟跑了几小时,难以悬崖勒马。

每天只需要简单地看看记录结果,了解时间的使用真实情况,就可以容易地发现问题并及时调整。

(三)感受震撼

这种记录只需要持续一两周就能够让你大概了解个人使用时间的模式。

过程之中,你能感受到记录的震撼,尔后如果有兴致继续下去,那么也有动力去长年坚持。

别看这种记录方式简单,却能有惊人的效果。关键在于你真的去实践一两个星期。

如果你是小白,苦于不知道怎么打理好时间,那么可以从这里开始;如果你不是小白,但不想使用太复杂的时间开销记录,不妨也试试。

这真是再简单不过的记录方法啦!

(本文已获作者授权)

本文源自幸福进化俱乐部《进·化》杂志第1606期
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