文床 - 2017/12/22

用「链接功能」,解锁团队协作的更多玩法

重新认识信息传递

技术的变革,让我们常常惊叹「还有这种操作?」

未来,神奇的操作会越来越多,我们将亲自见证,今天咱们先来聊一聊「信息传递」这件事。在律师的日常工作中,有非常频繁的信息传递,特别是在团队内部,文字、图片、语音、文档,各种信息在律师间辗转腾挪,好不热闹。

我们认为的信息传递大部分是将信息以移动或复制的方式,从 A 点传递到 B 点。老板要一份法律意见书、同事要一份培训笔记、客户要一份合同电子版,我们接到任务之后,一般情况都会用邮件、微信、QQ 等通信工具以附件的形式发送过去,这种方法从我们踏入律所的第一天便是如此。

这是我们习以为常的方式,但这并不意味着是当下和未来最适合的方式。

为什么这么说呢,我们先看几个大家平时可能遇到的场景。

场景一:任务部署
据研究表明,团队沟通协作中,因任务描述所造成的成本损耗占比非常巨大。一项任务分配下来,要求查阅某文件、某案例、某笔记,但是,你查了半天,到最后还是不敢确定他要你看的某文件、某案例、某笔记和你以为的是不是一个东西。

场景二:修改合同文件
一份合同从起草到定稿,有点像西天取经,不经历个「九九八十一难」,基本上也过不了师傅这关。于是,在修改的过程中,我们和师傅,你发给我,我传给你,来来往往、反反复复地上传下载。

场景三:案件筹备会议
案件筹备会议是律师参加或主持的最常见的会议之一,在会上通报案件进展、讨论辩护策略。会议之前,作为主办律师,你贴心地把资料邮件给参会人员,几乎是点完发送的一瞬间,你发现了传错了附件。虽然痛心疾首,然而为时已晚。

如果你也遇到过类似的情况,肯定体会过这里面的心酸和无奈。那么有没有什么好办法,让我们规避这些问题呢?

卖个关子,先给大家介绍一个概念:「链接」

认识熟悉又陌生的链接(URL)

链接在互联网时代算是个非常基础的概念啦,我们每天用手指和鼠标点击屏幕,在网页之间来回跳转,所点击的就是一个个链接。链接在不同地方有不同的名字,比如网址、TOC、路径,但是它的目的都是一致的,帮助你快速跳转或获取信息。

比如我们每天都在使用的百度、Google 搜索,搜索结果页面其实就是一条条链接构成的,我们点击链接快速跳转到不同页面。


制作内容比较多的法律文件的时候,我们可能使用过生成目录的功能,这个生成的目录本质上也是一个个的链接,我们想要看哪部分的内容,只需要点击目录,就可以跳转到相应页面,不用一页一页的查找。


在制作幻灯片时,我们在文字或者图片上右键,同样可以插入链接,而我们在演示幻灯片的时候,就可以点击跳转到网页或者其他幻灯片页面,而不再是在几十张上百张中寻找。


善用链接功能可以大幅提升我们的工作效率,它是一种更加快捷的信息调取方式,让我们跳过信息的完整传递,而只是传递一个获取信息的精准定位。

用元典律师工作平台玩转链接

这么厉害好用的链接功能,元典律师工作平台当然也不能错过。我们在刚更新的版本新增了在备注和评论中添加链接的功能,下面就结合在文章最开始提到的几个场景,跟大家介绍几种常见的链接使用方法:

用法1:链接到印象笔记,让知识管理和任务管理深度融合
很多团队使用印象笔记做团队的知识管理,虽然能够共享笔记本,不过因为印象笔记的协作功能在目前的版本还比较弱,也没有办法通过微信发送,使得在任务分配的时候只能用描述路径的方式,在备注里强调「请查阅印象笔记 案件 | 路易斯危险驾驶罪 | 会谈提纲(修改版)」。

现在我们不用这么麻烦啦,直接贴上印象笔记的内部链接,同事收到任务,不用再花时间在印象笔记里像照着地图找宝藏一样,直接点击链接就可以跳转打开这条笔记,第一时间查阅和修改。

下面是添加链接的具体方法,我录了一个 GIF 图方便大家了解:

不仅大幅度提升了沟通效率,同时也避免了双方可能存在的信息传递错误。

用法2:链接到「一起写 Office」,告别文档的上传下载
在案件当中,涉及到文档的修改,我们可以不再来回传递 Word 文档,只需要在一起一起写 Office 里创建一个文档,将文档链接直接贴到律师工作平台即可,方法和上面添加印象笔记链接的方法一样。


对方点击链接后直接跳转到文档页面进行编辑,版本也会自动保存,从此告别动不动两位数的版本号。

用法3:链接到坚果云下载地址,给你一次犯错的机会
我们给同事分享文件的时候,除了通过邮件、微信上传附件,还有一种方式是提供坚果云的下载链接,我们把链接贴在律师工作平台的备注或评论中即可,如果发现文件有误,需要修改,只要时间不长,另一边还没下载,我们都可以修改这个下载链接背后所指向的文件,用这种方式分享文件,给你提供一次犯错的机会。


最后的话

除了这些,还有更多有趣的用法等待你的挖掘。

未来,元典律师工作平台还会推出更多好用的功能,帮你减少协作成本,提高工作效率,我们也会在近期深度整合更多优秀的第三方工具,为你打造一个聪明好用的智能工作平台。

推荐阅读更多精彩内容