怎样选一款高情商的办公软件?

与高情商的人打交道,我们会觉得很舒适,与商情商的软件打交道,同样如此。

文/邵智康 微信公众号(dongsen_szk)

这篇文字是我对企业办公软件选型的一点思考,内容多在背景与分析。如标题所示,我提出了一个看似简单的问题,恰好最近在读《金字塔原理》,很有感触。因此,我用书中提到的“疑问”-“背景”-“冲突”-“答案”的结构来写这篇文字,试图为陷入“企业OA选型综合头痛症”患者提供一丝帮助。因为,只有当这些信息变得明朗时,你们的决策才会变得容易。

看似简单的问题:怎样选一款高情商的办公软件?

这其实是一个值得深思的问题,不仅每个企业管理者需要面对,对于软件行业的从业者们,同样如此。在这个问题中,我为什么要用“高情商”这个形容词呢?因为,在我个人看来,在和具有高情商人打交道时,他们的说话方式总是让你觉得很舒适。那么,如果把人换成软件,是不是同样成立呢?我认为是一样的。与高情商的人打交道,我们会觉得很舒适,与高情商的软件打交道,同样如此。

业级办公软件背景分析:看似简单的问题,往往有复杂的背景

至于企业为什么要选择办公软件,主要的答案无非是以下几类:

为了解决企业办公效率低下的问题

选业务运营系统以提升业绩的增长

纸质资料的数字化永远保存与利用

使企业的运营变得规范化与流程化

等等

这些原因既不相互冲突,也无法代替。就像人一样,软件也有其独特的性格,即使市场上存在所谓的同类产品,但就其为企业解决核心问题的方向与产品体验细节,也有千线万缕的不同。因为生产他们的产品经理与企业厂商不同,而厂商之间的企业文化,产品设计的初衷与愿景,甚至是产品背后的理念以及老板的人格魅力等,都有着巨大的差别。

企业级协作软件是比较复杂的产品形态,它不像微博、微信或QQ这类社交软件,接确后就马上会用。这些软件所体现的在于沟通与社交,尽显人情冷暖与世间百态。但企业级软件不一样,它需要一定程度上的规范和流程,它不像上述的这些软件那么显得像野草般无尽的疯长。

在评估选择企业级协作软件时,它的体验也比社交化产品更加复杂。因为是协作的本质,凡涉及到协作的,本身就不是一件简单的事。

传统OA办公系统

传统OA办公系统大致分两类,一类是针对大客户的定制开发、本地部署,另一种是通用型的saas软件。后者虽然号称saas,也在向互联网软件转型,但其UI设计与交互体验仍然不够好,因为它始终具有传统软件的基因,这种基因由来已久,长期来看无法预见最终效果,但短期内,在其软件体验上,仍然显得古老而陈旧。对于前者,它绝不是中小企业的首选,甚至不在采购指标之内。不仅因为它动辙数十万甚至上百万的费用,而就其部署与维护成本而言,同样是天价的。简单来说就是,中小企业既没有必要采用此种方案,同时也承担不起这种代价与折腾。

传统OA系统另一个特点是功能模块众多,看起来功能异常强大,但实际上员工最后只用到报销和审批的基本版块儿,大部分功能都无人问津。导致这种结果的原因在于,买单的人喜欢功能很多看起来很强大,所以OA厂商倾向于做出很多功能,而功能多了以后则不够精,单个功能的体验并不够好。另外,OA软件的设计往往基于管控型管理体系的成熟型企业,这类软件并不适合大部分中小企业的工作方式。

互联网公司出品的企业协作软件

与传统OA软件相比,互联网公司出品的saas协作软件不仅设计新颖,体验良好,更重要的在于,它的设计重点突出,专注于解决企业中一个或少数几个核心的问题,并将这几个核心模块做强做深,而不会像传统OA一样做几十个功能模块但不专精。

互联网的企业办公软件有的侧重沟通、有的侧重协作、有的侧重CRM管理,还有的侧重知识管理。

三个月前,企业级软件市场上出现了一款名为钉钉的办公软件,由阿里巴巴集团打造,发布后一段时间在市场上颇为火热。甚至一度有我们现有的客户与去尝试性的了解,想对比我们的软件。

经过对比分析,钉钉是一款体验良好的IM功能突出的软件,尤其是它的电话会议功能目前占较大优势。但在企业级应用软件中,它还无法满足稍微复杂的任务协作。因此,它与我们的软件并非相互替代的关系,企业用户倒是可以它来满足电话会议的需求。

在企业级办公软件的需求中,任务协作占比偏多。所以,我们可以从几款侧重任务协作的主流软件作出分析。市场上的比如云之家、TB、worktile这类软件,他们的交互设计向体验者吹来一股“美国化”风,好的软件在一定程度上被借鉴是可以理解的,但我觉得,软件设计理念与UI交互等应充分考虑大的应用环境,比如你的目标客户群主要在中国,就应多从国内使用者的角度出发设计,而不是借鉴国外甚至是抄袭。因此,国内大部分用户在上手体验时难道较大,这类软件的客户也往往集中在以互联网行业且以产品与研发为核心的团队中,而非互联网行业的客户占比却非常低。

而拿云之家来说,它是金蝶出品的saas产品,从体验上来看,它在许多方面仍然没有脱离传统软件的基因,这使得它既不像美国派,也不像互联网派,最后连传统派的个性也丢失了。我个人认为,一款软件如果没有自己独特的UI设计、产品理念、使用操作个性,以及我在文章开头说到的商情商,那么这款软件绝算不上优秀的企业办公软件。那些为满足企业各种需求的定制化服务的企业厂商,我虽然不会认为你们是“收钱办事般的庸俗”,但你们终究有一点是我觉得缺少的地方:平庸的办公软件服务商被需求而改变,而卓越者才能以产品理念作为基础使企业走上管理变革的正途--明企业之道。

任务中心作为软件核心板块儿之一的明道,与它们相比,有一些足够明道的差异。它不仅在设计上更加本土化,而且也几乎不受限于企业员工IT水平,对于使用的行业也没有限制。它是覆盖沟通、任务协作与文档管理以及移动商务需求的全流程协作平台,市场上所谓的一些竞品只是单纯的任务协作。据说,11月份前明道还会上线IM沟通与文档协作能力,这会令其在任务协作自由度上有全新的变革与提升。

除了上面讲的和这四类竞品的对比之外,明道还有完整的API接口和丰富的第三方扩展应用可供用户选择,系统的扩展性强大。

企业级办公软件的私有部署及SaaS部署

企业在选择传统OA办公软件进行私有部署不仅周期漫长,而且费用昂贵,它往往需要复杂的部署模式、重复的IT设备投入,以及专职人员的不间断维护,但更重要的在于它很难长期提供一个高质量,高可用度的服务,用户无法从中享受互联网软件出色的用户体验。而saas不仅是软件,还是服务。saas服务商快速修补bug以及版本迭代,而私有部署模式的软件要想升级却是一件非常复杂的过程。saas服务厂商的运维水平也已经超过私有部署模式的传统软件厂商。

在saas模式下,少数优秀的的服务商还配有“应用市场”,它为企业用户打开了一扇更广阔的应用软件天空,这个特性在私有部署模式下却是一片漆黑。

企业在选择私有部署模式的主要原因是出于安全保密的考虑,但实际上,私有部署肯定不等于保密性好。即便是私有部署,由于连接性的原因,服务器也必定被公网可访问。在这里,需要提到明道款软件,它的SaaS服务中心,不仅有基本的防火墙设施,还配套了实时ATP防御,它不仅能够实时侦测各种攻击行为和意图。这是一个成本非常高的安全投入,但能够大大提升安全基线。如果用户担心的不是系统安全,而是用户泄密,那么这个和部署模式毫无关系。斯诺登在棱镜计划中的表现是一个很好的例子,当然,我佩服它的行为。

随着互联网时代的到来和快速前行,更多的企业更广泛的采用公有云,更多企业应用向云端进行迁移,这是一个巨大的空间。所以,用户需要用户相信,选择SaaS方案来做企业级部署,不仅是一种勇气,更是智慧。

OA廉价甚至免费的陷阱

往往廉价甚至免费的OA办公系统,越经不起企业长期应用的考验。管理者眼中的廉价的只是对OA厂商报价的判断,OA办公系统的全面成功应用,还需要将OA部署的软硬件环境成本、软件实施过程中参与人员的时间成本、培训成本、将来的维护难度和服务成本、数据集成的开发成本、升级成本和数据迁移成本等等统统纳入成本控制范围。

冲突:办公软件丰富多彩,选型与决策却变得迷茫而艰难

企业管理软件在十几年前就诞生在了中国这片广袤的土地,而大概在5年前,互联网公司开始出品基于saas模式的企业协作软件。而现在,这种模式也已度过了最艰难的市场教育时期,它所迎来的,将是一片欣欣向荣的景象。因为景象繁荣,所谓的竞争对手们更纷纷站了出来,偏要喊这么一嗓子:软件世界这么大,我也想去干一票!

我认为存在的冲突大概有几点:

感觉上需要但又不肯定

原因之一在于他们长期浸淫在看似安逸的企业运营之中,殊不知目前也许这时正是需要企业管理平台的最佳时刻。多少同行业因此走在行业前列,成为佼佼者。这就像人的自我审视一样,总是艰难而不自知的。不过,我们可以尝试性的走出闭关锁国的状态,去主动接触新事物,有句话说得好,当局者迷,旁观者清。

想用软件但觉得贵或不想花钱

我从不相信一家企业因为买了一款办公软件,就导至企业资金链断裂。也就是说,企业想选免费的产品。这个世界真的有免费的午餐吗?你真以为自己找到的是天上掉下的馅儿饼吗?你知道有多少企业为它们曾经错误的采购决策至今仍沉浸在后悔当中?要知道,利润才是企业提供优质服务的基础。企业没有盈利,如何来的持续服务?如何来的产品升级更新?如何来的高情商软件使用体验?没有这些,员工怎么会喜欢用?别说不想花钱,即便是花钱了,体验差的软件,员工同样排斥。

有企业管理者说,我买软件是在花费企业成本。但深入想想,当企业成员在一款简洁易用的平台高效协作时,企业整体效率是否会提到质的提升?当企业的整体效率得到了质的改观与提升时,虽然成本没有直接下降,但为企业创造收益的分母却成倍的增长。这是投入产出比。

软件太多无从选择

企业有时显得很痛苦,原因在于今天的国内外企业管理软件市场环境中,作为企业的经营与管理者,如何在众多的企业协作软件中选择情商最高的一款。

选型不用怕,决策也不难:企业办公软件的采购指标

因为市场行业的区分,企业们显得千姿百态,生机勃勃。不同企业对于软件的需求也不同,因为要面对企业现存的或想要提升的问题不同。比如电商类的需求侧重任务协作管理,教育咨询类企业侧重知识沉淀与管理,营销类企业则侧重CRM销售管理等等。所以,我们能看到不同的企业对于办公软件有不同的诉求。

说了这么多,是该做个最后总结了,怎样选一款高情商的办公软件?

1、「简洁易用」应该被纳入众多采购指标中的第一要素,价格和其它因素是其次;

2、时间允许的情况下,尝试与专业人员对接交流,不要自己埋头苦测。(当局者迷,旁观者清。)

3、了解你在评估的产品背后的管理理念,因为有时你主观的需求与实际需求并不匹配;

4、了解软件厂商综合实力与持续服务能力;

5、适当了解软件服务商的CEO,软件产品是CEO的孩子,当不太清楚孩子的性格与未来可能的成就时,可以从侧面看看它的父母;

6、从你朋友那里寻求帮助,他们或许刚好能帮到你或提供有价值的信息;

7、问问你对接的销售顾问:你喜欢你的产品吗?为什么?

移动互联网的大浪潮早已袭来,身处在这场浪潮之巅上的企业小扁舟,如何才能借势前行?在强制化企业淘汰的今天,信息化革命给了我们很大的福利,不会利用这个工具的企业,或许都将离开这个舞台。

题图:来自百度图库。

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