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写邮件注意事项 Sydnie

写邮件不是搞文学创作,其实只要遵循一个原则,你就不会写出让对方吐槽的邮件,那就是:不写自己知道的,而写对方需要知道的。

在一些商务沟通技术类文学中,这种技法又被冠以“逻辑重心左移”,在做ppt时同样适用。说白了,就是要开门见山。

其实只要想清楚以下两个问题,你就能轻松地提纲挈领,达到用邮件清晰沟通的目的。

一、你需要对方做什么?

处理邮件的人不是你的基友或者闺蜜,他不需要知道你的生平履历, 他关心的只是把自己的本职工作做好。

如何让收件人清晰get到你的需求?

1. 重点突出

一封邮件只写一件事。如果有很多件,请用bullet point,或者加粗标红。

比起:“能否帮我盖章并提交xxx表?此外,我还需要xxx文件,另:xxx表盖章之后,能否给我扫描一份留底?”

这种形式更加一目了然:

“需要请您完成以下任务:

1.给附件中xxx表盖章

2.扫描盖章后表格,邮件返还我

3.提交盖章后的xxx表

另:准备xxx文件,我下班前找你取。”

这样一来,帮你做事的人不用费太多脑细胞,就能按照123步骤完成任务。

2. 点明“What’s next”

我的boss有个不成文的规定:每次会后发一封会议纪要,每封会议纪要都要在结尾处加上“下一步行动”的计划。

如果能够准确把会议内容转化为可执行计划,并且一封邮件将后续工作安排得有条不紊,时间长了老板也会觉得你统筹能力出众,是个做老板的好苗子呢。

若想更加强调你要求对方进行的任务,你可以每次在标题加入不同标签,例如【FYI】,【需确认】,【请参考】等等。

比如我给设计师发需求的时候,每次都在标题里标明【需求】,这样一来设计师从没漏看过我的需求。

3. 让next变成顺手的事,最大化地予人便捷

通常你写邮件是为了请求对方帮你做事,因此态度诚恳很重要。

把你想让对方做的事变成真正“顺手的事”,对方可能会更感激你。

比如,我经常收到邮件,请求内推工作。

很多人只发一个简历,邮件不写内容;还有人邮件内洋洋洒洒写一堆对职位的渴求和对公司的赞美,实际上有用的话不超过两句。

看到这样的邮件,再优秀的候选人我都懒得帮Ta。但是如果这样写,我会更愿意帮Ta一把,因为我可以把邮件直接原样转发给HR部门:

“我想申请贵公司市场经理职位。之前在xxx公司就职,拥有大量的市场合作、项目管理经验。具体内容见附件简历。”

二、 对方干嘛给你做?

但是,如果你能找到对方做这事的理由,第一句话点明,对方一下子就找到做这件事的动机。

“为了全面了解你之前带领的xxx项目……”

“鉴于……”

更立竿见影的技巧是,点明自己与对方利益关系人有关系(别多想)。

当然不是让你掏出老板这张牌压制对方。但是,如果你让Ta认为老板同样在乎这件事,那么Ta一定会快马加鞭地帮你完成,生怕耽误任务。

综上所述,好邮件只需讲明白两件事:

你需要对方做什么?

对方干嘛给你做?

当然,沟通停留在字面时,不管多客气都有被对方误解的风险。

要想最精确传达想法,不如和对方见面聊聊。

往往发邮件时想撕逼,见面就是拜把子好兄弟,各种问题也就迎刃而解啦~

当然,写邮件要注意格式,比如邮件签名。

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